“We moeten iets met AI.”

Die gedachte leeft inmiddels bij veel organisaties. Medewerkers experimenteren met AI-tools, Microsoft Copilot wordt onderzocht en steeds meer software krijgt AI-functionaliteit.

De mogelijkheden zijn groot. Toch begint veilig AI gebruiken niet bij de keuze voor een tool. Het begint bij de IT-omgeving waarin die tool wordt gebruikt.
Wie heeft toegang tot welke informatie? Zijn werkplekken goed beveiligd? Weten medewerkers welke gegevens zij wel en niet mogen delen? En heeft u voldoende grip op waar data wordt opgeslagen en verwerkt?

AI kan veel versnellen. Dat geldt ook voor risico’s die al in uw IT-omgeving aanwezig waren.

Goed toegangsbeheer wordt nog belangrijker

AI maakt informatie sneller vindbaar en eenvoudiger te combineren. Dat is handig, zolang de toegangsrechten kloppen.

Microsoft Copilot kan bijvoorbeeld informatie gebruiken uit e-mail, chats, documenten en andere Microsoft 365-bronnen waar een gebruiker toegang toe heeft. Microsoft legt zelf uit dat Copilot werkt binnen de bestaande toegangsrechten van die gebruiker. Daardoor wordt een bestaande fout in rechten of gedeelde mappen sneller zichtbaar én mogelijk relevanter.

Een map die jaren geleden te ruim is gedeeld, een oud account dat nog actief is of een Teams-omgeving waar meer mensen bij kunnen dan nodig, was altijd al een risico. Met AI kan die informatie alleen makkelijker naar boven komen.

Controleer daarom voordat u AI breder beschikbaar maakt onder meer:

• wie toegang heeft tot welke gegevens;
• of oude en ongebruikte accounts zijn verwijderd;
• of gastgebruikers nog terecht toegang hebben;
• of medewerkers alleen zien wat zij voor hun werk nodig hebben;
• of toegang goed is beveiligd met bijvoorbeeld MFA en aanvullende toegangsvoorwaarden.

Goed identiteits- en toegangsbeheer wordt door AI niet minder belangrijk. Het wordt juist belangrijker.

Weet u welke data medewerkers met AI delen?

AI-gebruik beperkt zich zelden tot één goedgekeurde toepassing.

Medewerkers ontdekken zelf tools waarmee zij teksten samenvatten, documenten analyseren, afbeeldingen maken of gegevens verwerken. Dat is begrijpelijk, maar het roept ook vragen op over privacy, beveiliging en vertrouwelijkheid.

Mag een contract in een publieke AI-tool worden geplaatst? Hoe zit het met klantgegevens, financiële informatie, interne notulen of broncode?

Het antwoord verschilt per toepassing, leverancier en type gegevens. Alleen zeggen dat medewerkers “voorzichtig moeten zijn met AI” is daarom niet genoeg.
Er zijn duidelijke afspraken nodig over welke tools mogen worden gebruikt, welke informatie daarin verwerkt mag worden en welke toepassingen juist niet geschikt zijn voor bedrijfsgevoelige gegevens.

Ook licentiekeuze speelt daarbij een rol. Zakelijke AI-diensten kunnen andere voorwaarden bieden voor de verwerking van prompts, documenten en bedrijfsinformatie dan gratis of publieke varianten.

Weten welke AI-tool wordt gebruikt, onder welke voorwaarden en met welke data is onderdeel van goed IT-beheer.

Een veilige AI-werkplek begint bij een goed beheerde werkplek

AI verandert veel, maar niet de basis waarop medewerkers werken.

Zij gebruiken nog steeds een laptop of desktop, loggen in met een account en benaderen bedrijfsinformatie via Microsoft 365, cloudapplicaties, fileservers of andere systemen.

Daarom blijven bekende maatregelen essentieel:

• actuele en centraal beheerde apparaten;
• sterke authenticatie;
• gecontroleerde toegang tot applicaties en data;
• endpointbeveiliging;
• patchmanagement;
• monitoring;
• duidelijke gebruikersrechten.

Een goed beheerde digitale werkplek maakt het bijvoorbeeld mogelijk om centraal te bepalen welke apparaten toegang krijgen tot bedrijfsinformatie en onder welke voorwaarden iemand kan inloggen.

Dat helpt niet alleen bij dagelijks IT-gebruik. Het maakt ook AI-gebruik beter beheersbaar.

AI vraagt om grip op data en leveranciers

Bij AI wordt ook een andere vraag belangrijker:

Waar wordt onze data eigenlijk opgeslagen en verwerkt?

Dat is niet altijd eenvoudig te beantwoorden.

De locatie van uw oorspronkelijke bedrijfsgegevens kan verschillen van de locatie waar een AI-dienst informatie verwerkt. Ook kan per leverancier verschillen welke gegevens worden bewaard, onder welke voorwaarden dat gebeurt en welke partijen daarbij betrokken zijn.

Daarom is het belangrijk om niet alleen naar functionaliteit te kijken.

Stel ook vragen als:

• Welke gegevens worden verwerkt?
• Onder welke voorwaarden gebeurt dat?
• Welke leverancier heeft toegang?
• Waar worden gegevens opgeslagen en verwerkt?
• Kunt u eenvoudig overstappen als dat later nodig is?
• Welke afhankelijkheid ontstaat van een platform of leverancier?

Niet iedere toepassing hoeft in een private cloud. Andersom is een publieke cloud ook niet automatisch voor iedere situatie de beste keuze.

De juiste inrichting hangt af van uw eisen rond veiligheid, continuïteit, flexibiliteit en controle.

Houd AI-gebruik beheersbaar

Veel organisaties hebben al een complex IT-landschap.

Microsoft 365, SaaS-applicaties, cloudomgevingen, lokale systemen en specifieke bedrijfssoftware werken naast elkaar. Daar komen nu AI-functionaliteiten en losse AI-tools bij.

Dat maakt overzicht belangrijk.

Welke AI-oplossingen worden binnen de organisatie gebruikt? Welke zijn goedgekeurd? Wie heeft toegang tot betaalde functionaliteit? Welke informatie mag ermee worden verwerkt? En wie beoordeelt nieuwe toepassingen voordat zij breder beschikbaar komen?

Zonder duidelijke keuzes kan AI-gebruik zich snel buiten het zicht van IT en security ontwikkelen.

Daarom is het verstandig om vooraf kaders vast te leggen, passende zakelijke oplossingen te kiezen en de technische omgeving zo in te richten dat veilig gebruik ook daadwerkelijk wordt ondersteund.

Het doel is niet om innovatie af te remmen.

Het doel is om te voorkomen dat gebruiksgemak ten koste gaat van grip op data, beveiliging en continuïteit.

Vijf vragen voordat u AI breder beschikbaar maakt

Voordat u AI breder inzet binnen uw organisatie, hoeft u niet direct een uitgebreid AI-programma op te zetten.

Begin met vijf praktische vragen:

1. Zijn onze accounts en toegangsrechten op orde?
Controleer of medewerkers alleen toegang hebben tot de informatie die zij daadwerkelijk nodig hebben.

2. Weten medewerkers welke gegevens zij met AI mogen verwerken?
Maak duidelijke afspraken over vertrouwelijke, persoonlijke en bedrijfskritische informatie.

3. Zijn onze werkplekken centraal beheerd en beveiligd?
AI-gebruik vindt plaats binnen dezelfde digitale werkomgeving als de rest van uw bedrijfsvoering.

4. Weten we waar onze data wordt opgeslagen en verwerkt?
Kijk niet alleen naar locatie, maar ook naar voorwaarden, toegang en afhankelijkheden.

5. Hebben we grip op welke AI-oplossingen worden gebruikt?
Bepaal welke toepassingen zijn toegestaan, onder welke voorwaarden en voor welke medewerkers.

Kunt u deze vragen met vertrouwen beantwoorden? Dan heeft u al een veel stevigere basis voor veilig AI-gebruik.

AI vraagt niet om een compleet nieuwe IT-strategie

De ontwikkelingen rond AI gaan snel. Dat betekent niet dat organisaties overal als eerste bij hoeven te zijn. Het betekent wel dat bestaande IT-keuzes opnieuw belangrijk worden.

Goed ingerichte accounts en toegangsrechten. Veilige werkplekken. Grip op data. Betrouwbare cloud- en serveromgevingen. Goed beheer. En duidelijke afspraken over welke AI-oplossingen binnen de organisatie gebruikt mogen worden.

Dat klinkt misschien minder spectaculair dan de nieuwste AI-toepassing. Het bepaalt wel hoeveel controle u houdt zodra AI onderdeel wordt van het dagelijks werk.

Bij Varity helpen we organisaties met die technische basis. We adviseren over veilig AI-gebruik, helpen werkplekken, Microsoft 365, toegangsbeheer en de onderliggende IT-omgeving goed in te richten en kunnen passende zakelijke licenties leveren.

Gaat het om diepgaande toepassing van AI binnen bedrijfsprocessen, dan vraagt dat om andere expertise. Waar nodig werken we daarvoor samen met gespecialiseerde partners.

Wilt u weten of uw IT-omgeving een goede basis biedt voor veilig AI-gebruik? We kijken graag met u mee.